El registro de la jornada es obligatorio: así deberá realizarlo tu empresa.

¿Sabías que el registro de la jornada es obligatorio? Así deberá realizarlo tu empresa.

Las compañías que no registren el horario de sus plantillas tendrán que pagar la jornada completa a personas empleadas a tiempo parcial.

Además, en caso de no registrarlo correctamente las empresas podrían enfrentarse a multas por encima de los 10.000 euros, según las últimas informaciones del Gobierno.

Esta medida tiene como objetivo combatir el fraude laboral, dado que en España aún es común que algunas empresas no registren adecuadamente las horas extras de sus empleados.

Para reforzar el cumplimiento, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que la Inspección tenga acceso remoto a los registros de jornada de las empresas.

Más abajo, te ofrecemos todos los detalles.

Tabla de contenidos

¿Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores?

Así es, el artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 modificó el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía previamente para las personas trabajadoras a tiempo parcial, se extendió a todas las personas empleadas.

Más abajo, analizamos cómo debe registrarse la jornada laboral.

Además, abordamos importantes novedades que debes conocer, como la posible ilegalidad de fichar con huella digital o qué sucede si una persona trabajadora se niega a realizar el fichaje.

¿Fichar con la huella digital es ilegal?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó hace unos meses una guía en la que cuestionó el uso de tecnologías biométricas para el fichaje de la jornada.

Fichar con la huella dactilar o a través del reconocimiento facial ya no es posible.

El Tribunal Supremo respaldó en el año 2007 el uso de sistemas biométricos para controlar la jornada laboral.

Sin embargo, las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (abril 2023) obligaron a la AEPD a rectificar su decisión y a modificar el criterio.

El motivo es que el uso de los mencionados sistemas se consideran categorías especiales de datos (suponen el uso y el tratamiento de datos biométricos sensibles) lo que conlleva la prohibición de su uso sin consentimiento explícito.

Por tanto, desde el 23 de noviembre de 2023 las empresas no pueden obligar a sus personas trabajadoras a fichar con huella dactilar o a través del reconocimiento facial.

Para poder usar datos biométricos es necesario que exista un consentimiento voluntario y no una obligación como tal. Por eso, las empresas no pueden obligar a sus empleados a ceder su huella dactilar para fichar.

¿Existen excepciones que permitan usar datos biométricos para fichar?

Sí, existen casos específicos en los que se pueden usar datos biométricos para fichar, pero deben estar debidamente justificados y demostrar que es la única alternativa viable.

Tal y como recoge la guía publicada por la AEPD existe una excepción motivada por la aplicación del artículo 9.2 del RGPD.

Esta excepción permite el uso de datos biométricos si se cuenta con el consentimiento explícito del interesado para el tratamiento de dichos datos personales con fines específicos.

Según el artículo 4.11 del RGPD se entiende como consentimiento de la persona interesada:

«Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”.

¡Importante! Es necesario informar a la persona interesada sobre los riesgos asociados a dicho tratamiento, especialmente cuando afecta a personas que se encuentran en situación de vulnerabilidad.

Además, se podría levantar la prohibición del registro de jornada según el artículo 9.2 b) del RGPD si una norma con rango de ley permite el uso de datos biométricos.

¿Las empresas sin registro horario tienen que reconocer la jornada parcial como completa?

Así es, las compañías que no registren el horario de sus trabajadores van a tener que pagar la jornada completa a personas trabajadoras a tiempo parcial.

Así lo recogió la sentencia 651/2023 de 6 de febrero 2023, rec. 1560/2022 del Tribunal Superior de Justicia de Galicia. El caso estudiado fue el siguiente:

Una trabajadora que había sido contratada a tiempo parcial, con una jornada de 20 horas semanales, vio extinguido su contrato laboral en el año 2020.
Al recibir su finiquito denunció a la empresa ya que consideraba que el finiquito recibido no correspondía a lo que realmente debería percibir.
La trabajadora solicitó a la compañía que se le abonaran 586 euros por los días de vacaciones pendientes de disfrute y 4.171 euros en concepto de diferencias salariales más intereses.
En el juicio, el magistrado aceptó la demanda de la trabajadora y condenó a la empresa al pago de las cuantías mencionadas.
Tras la notificación del fallo, la empresa lo recurrió en suplicación ante el tribunal autonómico oponiéndose al reconocimiento de la prestación laboral a tiempo completo.
La compañía alegó haber enviado correos electrónicos a la trabajadora pidiéndole que registrase sus horas de entrada y salida durante su jornada laboral.
Sin embargo, los magistrados consideraron que esos correos electrónicos no acreditaban que la jornada se limitase a veinte horas y recordaron a la compañía la necesidad de registrar de forma obligatoria la jornada a tiempo parcial desde 2013.

Además, atendieron al artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores que indica que:

“En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios”.

Dado que la empresa no pudo acreditar el tiempo de trabajo efectivo por la falta de un registro horario efectivo, se presumió que esa trabajadora había realizado sus funciones a tiempo completo.

El Tribunal Supremo respalda la necesidad de fichar las pausas para tomar café o fumar

Otra novedad que afectó al registro de la jornada laboral fue la siguiente:

El Tribunal Supremo avaló en una sentencia que las empresas pueden obligar a las personas trabajadoras a fichar en las pausas para tomar café, fumar o desayunar y descontarlas de la jornada laboral.

En una sentencia, el Tribunal rechazó un recurso de casación presentado por CCOO contra las gasolineras Galp.

CCOO solicitaba que se declarase nulo el cómputo de tiempo derivado de la implantación del sistema de registro de jornada para que no afectara a las pausas para fumar, tomar café y desayunar.

Hasta entonces, esas pausas se estaban integrando como tiempo de trabajo dentro de la jornada y no se fichaban ni se descontaban.

El Tribunal Supremo:

Consideró que es justo y razonable que se fichen esas salidas para no computar ese tiempo como jornada laboral.
Indicó que la medida implementada por la compañía no estaría alterando las condiciones laborales de las personas trabajadoras.

El TSJC avala el pago de horas extras si la empresa no aporta el registro horario

Otra novedad sobre el registro de jornada es la decisión del TSJC de respaldar el pago de horas extras cuando la empresa no aporte el registro horario (obligatorio desde 2019).

La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (núm 4056/2023) se basó en la revisión de una sentencia emitida por el Juzgado de lo Social 2 de Granollers el 29 de abril de 2022.

En dicha sentencia se había desestimado la solicitud de un empleado de recibir el pago de horas extras, ya que no se pudo demostrar la existencia de dichas horas al no presentar un registro horario como prueba.

El TSJC determinó que el incumplimiento de la obligación de la empresa de mantener un registro diario de la jornada laboral del empleado no podía beneficiar a la compañía cuando se reclamaba el pago de horas extraordinarias.

Para llegar a esta conclusión, el tribunal hizo referencia a que no se estaría cumpliendo con el artículo 217.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil al trasladarle la carga de la prueba al demandante en lugar de imponerla al demandado.

Es decir, es la empresa la que debe proporcionar el registro horario para demostrar si las horas extras reclamadas fueron realizadas o no.

Como resultado, el TSJC reconoció la totalidad de las horas extraordinarias demandadas por el trabajador, que ascendían a 1.250,50 horas, y ordenó el pago correspondiente, además de aplicar un 10% de interés por la demora.

El TSJM ordena repetir un juicio por no admitir el registro de jornada, una prueba clave

En este mismo sentido, hay que hacer referencia a la sentencia 745/2024 de 19 de julio en la que el Tribunal Superior de Justicia de Madrid decidió anular una sentencia anterior y repetir un juicio, tras considerar que se causó indefensión al trabajador demandante.

En este caso, un empleado de una empresa de transportes solicitó que la empresa presentara el registro de jornada para poder reclamar horas extras.

Sin embargo, el juez de instancia no admitió esta prueba, lo que llevó al trabajador a interponer un recurso.

El TSJM consideró lo siguiente:

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 8/2019 las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de su plantilla para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre las horas trabajadas.
El trabajador, quien comenzó su relación laboral en agosto de 2021 como conductor, fue despedido en enero de 2023 y reclamó 17.493 euros por 1.276 horas extras trabajadas durante 2022. Además, pidió a la empresa que aportara el registro de control horario y los discos tacográficos de los vehículos como prueba.
En un primer momento, el juzgado no dio la razón al trabajador, alegando que no pudo demostrar las horas extras reclamadas debido a la falta de la prueba solicitada.
El empleado argumentó que la no admisión de la prueba le había generado indefensión y que se había infringido el artículo 90 de la Ley de la Jurisdicción Social, creando un desequilibrio a favor de la empresa.

En este caso, el TSJM concluyó que la prueba del registro de jornada era esencial para demostrar las horas extraordinarias reclamadas.

Además, consideró que el error judicial al no admitir esta prueba violaba el derecho del trabajador a una tutela judicial efectiva.

Por lo tanto, ordenó retroceder en el proceso y repetir el juicio para asegurar un fallo justo.

De esta manera:

Este fallo resalta la importancia del registro de jornada como una herramienta esencial para proteger los derechos de las personas trabajadoras, especialmente, en la reclamación de horas extras.
Subraya la obligación de las empresas de mantener registros fiables.

¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada?

Aunque la normativa está en vigor desde 2019, todavía hay empresas que registran incorrectamente la jornada laboral de sus plantilla o que directamente no realizan el control horario.

Para evitar sanciones, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para cumplir con esta obligación:

No existe un modelo oficial o sistema específico para el registro, pero es obligatorio que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo.

Además, la empresa tiene la obligación de conservar los registros durante un mínimo de 4 años, período durante el cual deberán estar a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

En resumen, el registro de jornada debe:

Incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada para poder probar el tiempo efectivo de trabajo.
Conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.
Mantener un registro horario claro y preciso.
Respetar el descanso diario y semanal de las personas trabajadoras.
Incluir el control de la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo.

Uno de los aspectos que tiene en cuenta la Inspección de Trabajo es la hora de inicio y la de fin de la jornada.

Entre ellas debe haber mínimo 12 horas entre una y otra. Y en la semana tiene que haber al menos un día y medio de descanso.

¿Los empleados en modalidad de teletrabajo deben registrar su jornada laboral?

Sí, los empleados que realicen su actividad laboral en modalidad de teletrabajo también deben registrar el inicio y fin de su jornada.

Esto es crucial para garantizar su derecho a la desconexión digital.

Lo más recomendable es utilizar sistemas informatizados o automatizados que garanticen una menor manipulación, ya que ante una Inspección cualquier irregularidad detectada puede llevar a que se exija a la empresa todo el registro a la empresa.

De hecho, una sentencia de la Audiencia Nacional declaró que una hoja de papel donde el empleado firma al inicio de su jornada laboral no se considera un sistema válido de registro de jornada.

Una sentencia invalida el registro de la jornada laboral en papel

Todas las empresas deben mantener un registro actualizado de la jornada laboral de toda su plantilla, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

La duración máxima de la jornada ordinaria es de 40 horas semanales de trabajo efectivo.

El objetivo de este registro es evitar que se hagan horas extra no remuneradas y que las jornadas de trabajo se alarguen más de lo estrictamente necesario.

Para que este registro de jornada sea válido debe incluir tanto el inicio como el fin de la actividad.

Así lo recogió en una sentencia la Audiencia Nacional que invalidó el registro de jornada de una empresa que hacía a su personal firmar en un papel una vez que entraban a trabajar, sin registrar la hora de salida.

Este método de registro fue considerado nulo por no cumplir con los requisitos establecidos.

Además, el registro laboral debe ser conservado durante mínimo 4 años (algo que la empresa en cuestión tampoco estaba cumpliendo).

Es muy importante recalcar que para que un registro de jornada sea válido tiene que:

Incluir la hora y salida de cada persona empleada.
Ser conservado por la empresa durante al menos 4 años.

¿Debe estar el registro horario en papel firmado por los empleados?

Sí, es esencial que el registro de jornada esté firmado por las personas trabajadoras para que sea considerado válido. De lo contrario, no se ajustaría a los requisitos legales.

Así lo ha determinado el Tribunal Superior de Justicia de Galicia en la sentencia 2516/2024, de 29 de mayo, tras condenar a una empresa a abonar 5.750 euros en concepto de horas extras a una persona trabajadora debido a que su registro horario se elaboró en papel y no incluía la firma de esa persona empleada.

El caso estudiado fue el siguiente:

La persona trabajadora reclamó el pago de 671 horas extras realizadas a lo largo del tiempo.
Algunos testigos confirmaron que efectivamente se habían realizado esas horas extras.
Sin embargo, la empresa se negaba a abonar el importe correspondiente y presentó un registro horario en papel sellado por la empresa pero sin la firma de la persona trabajadora.

El Tribunal Superior de Galicia determinó que si un registro en papel no incluye la firma de la persona trabajadora se considera nulo, por lo que determinó que la empresa estaría obligada a abonar las horas extras reclamadas.

Además, conforme a la doctrina del TJUE la carga de prueba sobre la jornada laboral corresponde a las empresas. Esto significa que son las compañías las que deben asegurarse de que el registro de jornada se realice de forma adecuada.

El registro horario es uno de los principales focos de la Inspección en 2024

En 2023, la Inspección de Trabajo intensificó su vigilancia sobre el cumplimiento del registro horario en las empresas, lo que resultó en un aumento del 45% interanual de las infracciones detectadas, con aproximadamente unos 35.5000 procedimientos realizados.

Este enfoque riguroso ha continuado en 2024, especialmente en el contexto de la posible reducción de la jornada laboral prevista a 38,5 horas semanales.

La mayoría de las sanciones actuales se deben a la falta de un registro horario adecuado.

Para que el registro sea válido, debe ser fiable y accesible en todo momento.

Trabajo propone que la Inspección tenga acceso en remoto a los registros de jornada de las empresas

Con el objetivo de fortalecer la supervisión del registro de las jornadas laborales, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que Inspección pueda acceder de forma remota a los registros horarios.

Esta medida busca garantizar una vigilancia más efectiva para asegurar que las empresas cumplan adecuadamente con su obligación de mantener un registro preciso de la jornada laboral.

¿Qué implicaría esta medida?

Registro digital. Si se aprueba la medida, tanto autónomos como empresas deberán implementar un programa digital para el control de las horas trabajadas, eliminando el registro en papel.
Acceso remoto. La Inspección de Trabajo podría acceder de manera instantánea y a distancia a los registros, evitando la necesidad de visitas presenciales.

Esta medida sería similar a los futuros programas de facturación electrónica (pendientes de desarrollar) diseñados para intercambiar información de manera instantánea con la Inspección.

Así los inspectores tendrían un acceso más fácil a los datos, lo que permitirá verificar si realmente las horas trabajadas están dentro del límite permitido o si se exceden de las horas extras.

Los sistemas de registro de jornada online deberán identificar inequívocamente a la persona trabajadora para garantizar la precisión y la transparencia en el seguimiento de las horas laborales.

¿Cuáles son las sanciones para las empresas que no tengan un registro de la jornada laboral?

El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social recoge como infracciones graves:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores”.

Desde la implementación del RDL que obliga a las compañías a mantener un registro de la jornada laboral de todas sus personas trabajadoras, se han producido diversas sanciones para aquellas que no cumplen con esta obligación.

Para evitar que las empresas sigan incurriendo en infracciones, en el caso de no cumplir con el registro de jornada laboral deben hacer frente a unas cuantías (dependiendo de la gravedad de los hechos).

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros.

Las sanciones por incumplimiento del registro horario podrían elevarse por encima de los 10.000 euros

Como comentamos, actualmente las multas por no llevar adecuadamente el registro horario pueden ser de hasta 7.500 euros.

Sin embargo, desde el Gobierno han informado que están trabajando en un nuevo sistema, ya que las sanciones actuales podrían no ser lo suficientemente disuasorias para evitar malas conductas.

A través del nuevo sistema las multas por incumplimiento del registro horario podrían suponer hasta más de 10.000 euros para las empresas.

¿Qué pasa si los trabajadores se niegan a fichar su jornada laboral?

Hay ocasiones en las que las empresas cumplen con su deber de incorporar un sistema de registro de la jornada, pero son las personas trabajadoras quienes deciden no fichar.

No fichar se puede considerar como un incumplimiento laboral, por lo que la empresa tendrá la potestad de sancionar a las personas trabajadoras que no estén cumpliendo con sus obligaciones.

Es importante entender que al no fichar no hay constancia de las horas que ha trabajado la persona empleada y se puede entender que se ha ausentado de su puesto de trabajo.

Si se trata de un olvido de manera puntual al fichar, simplemente se advertirá a la persona empleada, pero si directamente esa persona se niega a fichar entonces se le impondrá una sanción, que podría ir desde una suspensión temporal hasta un despido.

El registro de la jornada es obligatorio: así deberá realizarlo tu empresa.

¿Sabías que el registro de la jornada es obligatorio? Así deberá realizarlo tu empresa.

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